Cuando se presente una situación de divergencia para la organización, el gerente informado sobre ella, debe resolverla corrigiendo sus causas, ya que lo ideal es que las conductas conflictivas sean controladas de tal forma de llegar a una auténtica solución del problema que eliminará sus causas implícitas y reducirá el potencial de ocurrencia de situaciones similares en el futuro. Por consiguiente, el gerente, conociendo el conflicto y sus causas, debe saber en qué momento estimularlo y cuándo resolverlo; una de las maneras mas asertivas para éste en la solución los conflictos es la NEGOCIACIÓN.
La palabra Negociación, viene del latín negotiari, que significa poner en marcha un negocio y como ya se sabe, hay en esta tarea muchas mas facetas para el directivo que el simple hecho de acordar un precio con alguno de sus proveedores. Es definida como un proceso que despliegan dos o más partes, cuando a pesar de tener intereses en conflicto, poseen también una zona de conveniencia mutua; ella involucra un proceso de toma de decisiones de manera conjunta cuando las partes implicadas sostienen diferentes preferencias. Es importante señalar que la negociación, a diferencia de otros medios alternos de resolución de conflictos es autocompositiva, puesto que se da entre dos partes sin la ayuda de un tercero, lo cual le da características particulares como lo son que es un proceso voluntario, informal, no estructurado.
Sin embargo el hecho de que sea una actividad informal y no estructurada, no significa que se debe ir a una mesa de negociación sin conformar sus soportes y cimientos, es imperioso para el buen gerente, planificar y organizar previamente el proceso de negociación antes de llegar a él, para pensar y analizar, tanto los objetivos propios como los ajenos y una vez claros los intereses, debe determinar sobre qué aspectos se estaría dispuestos a ceder y cuánto ceder, es decir, primero se debe planificar y organizar el proceso de negociación, para luego establecer los objetivos propios y ajenos y una vez claros los intereses de las partes en conflicto, determinar sobre que aspectos se estará dispuestos a ceder y en cuales no para comenzar el proceso de negociación sobre estos.
Por ello, se debe tener capacidad para definir objetivos, estudiar todas las opciones y prepararse adecuadamente para fijar prioridades, evaluando formas de flexibilidad y siendo aptos para escuchar e interpretar a los otros.
La preparación del proceso de negociación, es el factor vital para que ella concluya de manera exitosa; el éxito en un acuerdo es directamente proporcional al grado preparativo que el ejecutivo haya acumulado en los momentos anteriores al encuentro. Debe así, estar familiarizado con el entorno y con los precedentes de la situación, con el mejor conocimiento sobre los temas a tratar y que hayan sido estudiados con profundidad; debe él anticiparse a los intereses, objetivos y deseos de la otra parte, previendo su argumentación.
Para lograr un acuerdo, se hace necesario abordar cuatro reglas fundamentales para alcanzar el éxito del proceso de negociación:
- Separar a las personas del problema
- Concentrarse en los intereses y no en los puestos
- Generar muchas alternativas antes de decidir qué hacer
- Insistir en que los resultados se basen en algún estándar objetivo.
Aparentemente, el proceso de negociación pareciera ser sencillo, sin embargo, requiere de ciertas habilidades y conocimientos que sin tenerlos el gerente, podría transformarse en situaciones confusas y complicadas que no le permitirían obtener el mejor resultado de la situación conflictiva que se pretende resolver; al respecto Aldao refiere que “...la negociación constituye una empresa – en el sentido de acción ardua y dificultosa, de intención, de objetivo a alcanzar y por lo tanto debe ser gerenciada...” (1992, p.25).
A continuación se expondrá las etapas que se consideran fundamentales para centrar con éxito un proceso negociador para el gerente organizacional, considerándose que siguiendo estas estrategias y tácticas, podrá estar suficientemente adiestrado para alcanzar los objetivos propuestos frente a cualquier tipo de relación comercial.
Estas etapas son:
La Preparación, que consiste en compilar toda la información del proceso a negociar y para empezar seria útil que la obtuviera, de los trabajadores de la misma organización que haya trabajado con su futuro interlocutor y segundo las obtenidas de las indagaciones externas a su organización, buscando así las debilidades y fortalezas de la otra parte, por ello hay que sondear con sus colaboradores como formar una red de informantes de calidad que contribuyan con ellos, para así establecer que aptitudes se deben tomar al momento de negociar.
Otro aspecto significativo antes de iniciar el proceso negociador, es computar el tiempo para prepararse y también hacer uso benéfico de este. Se debe poseer de tiempo suficiente para consumar y perfeccionar la investigación, dado que se puede necesitar de un lapso extra para encontrar información que apoye sus argumentos, además de bocetos de las personalidades de aquellos con los que se sentará en la mesa de negociación.
Siempre que sea posible, el gerente debe procurar encontrarse a tono y relajado ante todos los factores que va a enfrentar, en esta etapa es el momento de planificar las estrategias y tácticas para lograr los intereses propuestos. En el vertiginoso mundo de los negocios hay que responder con eficiencia y prontitud, maximizando así las expectativas de su éxito.
Como segunda fase o etapa esta la Aplicación, la cual consiste en el desarrollo pleno del proceso negociador; acá el gerente debe saber articular los componentes, personas-intereses-opciones-criterios, es decir, es en esta etapa donde se conciben las ideas y se concluye qué es lo que se hará en esa mesa negociadora.
En el proceso de negociación el directivo debe tener presente algunos tips y actitudes correctas al negociar como lo son, tener respeto por la otra parte; no ver a las personas con quien se negocia como un adversario, pues no se trata de vencerlo sino de acordar objetivos; no trate de imponer posiciones utilizando métodos de presión, dado que esto provoca la toma de decisiones rápidas e improvisadas; sea humano mas no ingenuo, no permita que se aprovechen de usted, y no se beneficie a costa de los demás; defienda con firmeza su posición sin llegar a ser inflexible.
Igualmente debe establecer qué tipo de negociación se va a instaurar, esto va a depender de los intereses y puntos de vista a tratar, por ello con independencia del grupo al cual se pertenezca, se debe reconciliar dichas diferencias mediante la negociación de dirección, comercial, o legal.
Y por último se tiene la fase de el acuerdo, que constituye la etapa final del proceso negociador, donde ya las partes negociadoras han tenido ocasión de haberse comunicado y escuchado mutuamente, obtenido esto se debe perseguir llegar al mejor convenio donde cada de ellas tiene que entender los importes de la otra. Solo es posible lograr positivos en una negociación si ambas partes han hecho concesiones mutuamente aceptables para alcanzar un acuerdo.
A medida que se acerca a un acuerdo, compruebe que todas las partes interpreten los temas del mismo modo, confirme lo acordado, entonces podrá dar por concluida la negociación. Hay varias maneras de hacerlo, sin embargo el negociador debe elegir la más adecuada para su equipo, como lo serian, hacer concesiones aceptables para todos, aceptar posiciones, ofrecer dos posibilidades aceptables a una parte, presentar alicientes o sanciones nuevas, presentar ideas o datos nuevos al final o sugerir una suspensión en un punto muerto, es decir permitir a cada parte disponga de un tiempo para considerar que pasaría si no hubiera acuerdo.
En cada una de las etapa explicadas, convergen un conjunto de estrategias y tácticas que el gerente debe conocer y que ellas suponen una habilidad que, aplicada de modo correcto puede establecer una diferencia positiva en la manera de afrontar un trato; sin embargo, utilizar todas las etapas como un sistema único y coordinado le permitirá al directivo un interlocutor creativo frente a la otra parte.
Si se observa lo anterior, se determina que todo proceso de negociación necesariamente conduce y requiere una comunicación efectiva, que exige persé por su naturaleza, el desarrollo de una gestión para respaldar el propósito único de la negociación, es decir de obtener una solución conjunta y beneficiosa para las partes involucradas en el proceso negociador, sin embargo, sino se sabe escuchar ni comunicar, difícil será obtener un resultado positivo y óptimo de la negociación propuesta, es así entonces como el directivo requiere de herramientas e instrumentos gerenciales que le ayuden a evitar problemas en la comunicación para dirigir a su oponente hacia un acuerdo mutuamente aceptable.
Pues bien, una de esas herramientas dentro del contexto de los negocios la constituye la Programación Neurolingüística o PNL, como el instrumento para el gerente que trabaja con personas y para personas, mediante la comunicación efectiva.
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